Giấy tờ vận chuyển hàng hóa là tập hợp các chứng từ pháp lý bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động vận tải hàng hóa. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP và Thông tư 12/2020/TT-BGTVT, các giấy tờ này bao gồm cả chứng từ của phương tiện, người điều khiển và hàng hóa vận chuyển.
Theo số liệu thống kê của Tổng cục Đường bộ Việt Nam năm 2023, cả nước có hơn 1.2 triệu phương tiện vận tải hàng hóa đang hoạt động, trong đó có tới 23% số vụ vi phạm liên quan đến giấy tờ không đầy đủ hoặc không hợp lệ. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, bao gồm: giấy tờ của đơn vị vận tải, giấy tờ của người điều khiển phương tiện, giấy tờ của phương tiện vận chuyển và giấy tờ liên quan đến hàng hóa. Đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân tránh những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận chuyển.
Theo chân An Lộc Phát để có câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất nhé.
Nội dung bài viết
Vì Sao Vận Chuyển Hàng Hóa Cần Chuẩn Bị Giấy Tờ?
Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ là vô cùng cần thiết. Khi vận chuyển hàng hóa, không chỉ đơn vị vận chuyển mà cả khách gửi hàng đều phải đáp ứng đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Cụ thể:
- Đối với đơn vị vận chuyển:
- Là điều kiện cần về mặt pháp lý, giúp vượt qua các trạm kiểm soát, xử lý nhanh chóng khi gặp sự cố. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, xe vận chuyển hàng hóa không có đủ giấy tờ có thể bị phạt từ 3-5 triệu đồng.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng. Khảo sát của Vietnam Report cho thấy 85% khách hàng lựa chọn đơn vị logistics dựa trên uy tín và chất lượng dịch vụ.
- Đối với khách hàng:
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dễ dàng giao nhận, tránh kiểm tra phiền phức. Hàng hóa không rõ nguồn gốc có thể bị tịch thu và xử phạt theo Điều 19, Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
- Giúp vận chuyển trơn tru, đúng kế hoạch, đảm bảo quyền lợi. Báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) chỉ ra rằng 70% khiếu nại của khách hàng liên quan đến chậm trễ và thiếu giấy tờ.
Giấy Tờ Nào Cần Thiết Khi Vận Chuyển Hàng Hóa?
Cả phía chung cấp dịch vụ vận chuyển lẫn khách hàng đều cần cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan khi vận chuyển hàng hóa như:
| Loại giấy tờ | Đối tượng sử dụng | Mục đích | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ của đơn vị vận chuyển | Đơn vị vận chuyển | Chứng minh năng lực kinh doanh, tình trạng phương tiện | Giấy phép kinh doanh vận tải, giấy đăng ký xe, bảo hiểm vận tải, giấy chứng nhận đăng kiểm, sổ nhật ký hành trình, vận đơn |
| Giấy tờ của người điều khiển phương tiện | Tài xế | Chứng minh năng lực lái xe, sức khỏe | Giấy phép lái xe, giấy chứng nhận sức khỏe, giấy tờ tùy thân |
| Giấy tờ của chủ hàng | Chủ hàng | Chứng minh quyền sở hữu, nguồn gốc hàng hóa | Hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán, chứng nhận chất lượng, nguồn gốc |
| Giấy tờ khác | Tùy trường hợp | Phục vụ các mục đích khác | Giấy đi đường, phiếu thu, phiếu chi, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng |
1. Phía cung cấp dịch vụ vận chuyển
1.1. Giấy tờ của người trực tiếp điều khiển phương tiện
Tài xế điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa trên đường cần mang theo đầy đủ các giấy tờ cá nhân sau:
- Giấy phép lái xe phù hợp với phương tiện vận chuyển còn thời hạn.
- Giấy chứng nhận tập huấn nghiệp vụ vận tải.
- Giấy khám sức khỏe định kỳ.
- Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
1.2. Giấy tờ của đơn vị kinh doanh vận tải
Đơn vị kinh doanh vận tải cần cung cấp đầy đủ giấy phép kinh doanh, giấy đăng ký xe,..
- Giấy phép kinh doanh vận tải: Các doanh nghiệp kinh doanh vận tải hàng hóa bắt buộc phải có giấy phép kinh doanh theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Năm 2022, Tổng cục Đường bộ đã cấp hơn 25.000 giấy phép kinh doanh vận tải.
- Giấy tờ của phương tiện vận chuyển:
- Giấy đăng ký xe ô tô.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc.
- Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.
- Phù hiệu xe tải, xe container, xe đầu kéo…
- Giấy phép lưu hành (đối với xe quá khổ, quá tải).
1.3. Giấy tờ vận tải cần có khi vận chuyển hàng hóa
Những giấy tờ vận tải khác cần có gồm:
- Giấy vận chuyển: Giấy giao nhận vận chuyển hàng hóa thể hiện thông tin về hàng hóa, nơi gửi, nơi nhận, cước phí, người chịu trách nhiệm… Đây là chứng từ quan trọng để giải quyết tranh chấp (nếu có).
- Hóa đơn, chứng từ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho đối với hàng hóa vận chuyển. Năm 2022, cơ quan thuế đã phát hiện và xử phạt hàng nghìn trường hợp vận chuyển hàng hóa không hóa đơn chứng từ.
- Hợp đồng vận chuyển: Hợp đồng thể hiện đầy đủ quyền lợi, trách nhiệm của các bên liên quan, là cơ sở pháp lý quan trọng.
2. Phía khách hàng gửi hàng hóa
Khách hàng khi có nhu cầu gửi hàng hóa đi nơi khác phải cung cấp cho đơn vị vận chuyển những loại giấy tờ, chứng từ liên quan sau (Được quy định tại Thông tư số 94/2003/TTLT):
- Hàng hóa chuyển theo hình thức nội bộ từ cơ sở kinh doanh này đến chi nhánh, cửa hàng; hàng hóa xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng,…; hàng hóa xuất giao cho đại lý; hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động; cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ:
- Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
- Cơ sở hoặc chủ kinh doanh muốn xuất hàng hóa là nguyên liệu hay đưa sản phẩm đi gia công cần có: Phiếu xuất kho và hợp đồng gia công hàng hóa. Khi vận chuyển hàng hóa đã gia công cần có phiếu xuất khi ghi rõ sản phẩm đã gia công trả lại cho đơn vị thuê kèm hợp đồng gia công.
- Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa hoặc hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng bị trả lại bên bán phải có hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in.
- Các sản phẩm hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng gồm:
- Cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi phải lập bảng kê, nhận hàng gửi bán.
- Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa có giá trị thấp cung cấp bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán, từng loại hàng,…
- Cơ sở mua sản lâm, thủy – hải sản do người dân sản xuất, khai thác cần cung cấp hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thủy hải sản, nông sản theo mẫu số 06/TMH-3LL.
Lưu Ý Gì Khi Chuẩn Bị Giấy Tờ Vận Chuyển Hàng Hóa?
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ vận chuyển hàng hóa:
1. Kiểm tra kỹ thời hạn và tính hợp lệ của các giấy tờ
Theo thống kê của Tổng cục Đường bộ Việt Nam, năm 2022 đã có hơn 15.000 trường hợp bị xử phạt do sử dụng giấy tờ quá hạn hoặc không hợp lệ. Các giấy tờ quan trọng như giấy phép lái xe, đăng kiểm, bảo hiểm… cần được kiểm tra thời hạn thường xuyên. Đơn vị vận tải nên lập bảng theo dõi hạn giấy tờ để cập nhật.
Bên cạnh đó, giấy tờ hàng hóa như hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đầy đủ thông tin, chữ ký, con dấu theo quy định. Cần lưu ý hóa đơn điện tử phải có mã xác thực của cơ quan thuế.
2, Sắp xếp, lưu trữ giấy tờ khoa học, dễ tìm kiếm
Mỗi tài xế nên có 1 túi hồ sơ riêng để đựng giấy tờ cá nhân và giấy tờ xe. Sắp xếp theo thứ tự: Giấy tờ tùy thân, bằng lái, giấy tờ xe, chứng từ hàng hóa…
Đơn vị vận tải nên số hóa giấy tờ, lưu trữ trên điện toán đám mây để dễ dàng truy xuất khi cần. Có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng như iCloud, Google Drive, Dropbox… Nếu lưu trữ bản cứng, cần có hệ thống sắp xếp khoa học theo biển số xe, thời gian, tuyến đường… Nên lưu ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt.
3. Chuẩn bị bộ hồ sơ dự phòng cho mỗi chuyến hàng
Bộ hồ sơ dự phòng gồm: Bản sao giấy tờ xe (đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm), giấy tờ tài xế (CMND/CCCD, bằng lái, giấy khám sức khỏe), hợp đồng vận chuyển, giấy giao nhận hàng hóa… Mục đích của bộ hồ sơ dự phòng là phòng trường hợp giấy tờ gốc bị thất lạc, hư hỏng, giúp tài xế xử lý nhanh các tình huống phát sinh trên đường.
Theo khảo sát của Vietnam Logistics Review, 65% doanh nghiệp logistics đã áp dụng giải pháp này và đánh giá hiệu quả.
4. Thường xuyên cập nhật quy định mới về giấy tờ vận chuyển
Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Ví dụ: Nghị định 100/2019/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ có hiệu lực từ 01/01/2020 đã thay đổi nhiều quy định về xử phạt.
Đơn vị vận tải cần thường xuyên cập nhật thông tin từ các cơ quan chức năng như Bộ GTVT, Tổng cục Đường bộ, Cục Thuế, Hải quan… thông qua website, fanpage, email…
5. Chủ động phối hợp với khách hàng để hoàn thiện giấy tờ hàng hóa
Hóa đơn, chứng từ hàng hóa do khách hàng cung cấp. Tuy nhiên, đơn vị vận tải cũng cần chủ động rà soát, đối chiếu với thực tế hàng hóa và yêu cầu khách hàng bổ sung, hoàn thiện nếu cần. Trường hợp phát hiện dấu hiệu gian lận như hóa đơn khống, hàng cấm, hàng giả… cần báo ngay cho cơ quan chức năng để xử lý.
Một số loại hàng hóa đặc thù như hóa chất, thực phẩm, động vật sống… cần có thêm giấy phép, chứng nhận kiểm dịch, an toàn thực phẩm… Cần thống nhất với khách hàng về trách nhiệm cung cấp các giấy tờ này.
Đơn Vị Nào Vận Chuyển Hàng Hóa Chuyên Nghiệp, Uy Tín Tại HCM?
An Lộc Pháp tự tin là đơn vị có quy trình vận chuyển chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ điều kiện mà pháp luật quy định tại HCM (từ HCM đi tỉnh). Tất cả mọi chuyến hàng, khách hàng không phải lo ngại về vấn đề thiếu giấy tờ, chứng từ làm chậm tiến độ giao hàng.
Ngoài chấp hành pháp luật, An Lộc Phát còn sở hữu nhiều thế mạnh:
- Đa dạng dịch vụ từ vận chuyển hàng hóa nội thành – liên tỉnh trọn gói đến thuê xe tải, trung chuyển hàng hóa KCN, dọn chuyển nhà trọn gói.
- Bảng giá cạnh tranh, công khai trên website chính chủ.
- Cam kết hoàn thành đúng thời gian thỏa thuận, đảm bảo sự an toàn của hàng hóa.
- Hoàn tiền nếu xảy ra bất kỳ sai sót nào đến từ phía công ty.
- Đa dạng phương tiện trọng tải với chất lượng vượt trội, được bảo hành – bảo dưỡng hệ thống động cơ thường xuyên.
Đến với An Lộc Phát, khách hàng sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn tận tâm, tận lực sẵn sàng phục vụ khách hàng 24/7 ngay cả những ngày lễ Tết. Đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của khách hàng mọi thời điểm với chất lượng tiên phong hàng đầu.
Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Giấy Tờ Vận Chuyển Hàng Hóa
1. Chở hàng không có hóa đơn bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn chứng từ sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt tiền từ 4-6 triệu đồng đối với cá nhân, 8-12 triệu đồng đối với tổ chức nếu hàng hóa có trị giá dưới 10 triệu đồng.
- Phạt tiền từ 6-8 triệu đồng đối với cá nhân, 12-16 triệu đồng đối với tổ chức nếu hàng hóa có trị giá từ 10-50 triệu đồng.
- Phạt tiền từ 8-10 triệu đồng đối với cá nhân, 16-20 triệu đồng đối với tổ chức nếu hàng hóa có trị giá trên 50 triệu đồng.
2. Phải làm gì khi mất giấy tờ vận chuyển?
Khi phát hiện mất giấy tờ vận chuyển, cần thực hiện ngay các bước sau:
- Trình báo ngay với cơ quan công an nơi gần nhất, lập biên bản và xin xác nhận.
- Liên hệ với cơ quan cấp giấy tờ để xin cấp lại. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lệ phí theo quy định.
- Thông báo cho chủ hàng, đơn vị liên quan về sự cố để phối hợp xử lý.
- Tạm dừng việc vận chuyển nếu không thể xin cấp lại giấy tờ kịp thời.
3. Ngoài giấy tờ, có những quy định nào quan trọng khi vận chuyển hàng hóa?
Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, khi vận chuyển hàng hóa cần lưu ý:
- Quy định về tải trọng: Không chở quá tải trọng cho phép. Xem thêm mức xử phạt qua bài viết Chở Hàng Quá Khổ, Quá Tải Bị Phạt Bao Nhiêu.
- Quy định về kích thước: Không chở hàng quá khổ, quá tải. Để sắp xếp hàng đúng cách, tham khảo Quy định mới về xếp, chở hàng hóa vận chuyển đường bộ
- Quy định về hàng hóa nguy hiểm: Phải có giấy phép vận chuyển và tuân thủ các quy định an toàn.
- Quy định về tuyến đường: Phải tuân thủ các tuyến đường đã được quy định. Tại TP Hồ Chí Minh, bạn nên tham khảo Quy Định Khung Giờ Cấm Tải TP.HCM.
- Quy định về thời gian nghỉ ngơi của lái xe: Đảm bảo lái xe có đủ thời gian nghỉ ngơi để đảm bảo an toàn.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về các quy định qua bài viết Tổng hợp các quy định mới nhất khi chở hàng bằng xe tải.
4. Chở hàng quá khổ quá tải cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Khi vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng, ngoài giấy tờ thông thường, cần có thêm:
- Giấy phép lưu hành do cơ quan quản lý đường bộ cấp.
- Phương án tổ chức giao thông, bảo đảm an toàn được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Giấy chứng nhận kiểm định đăng kiểm an toàn kỹ thuật.
- Bảo hiểm đối với hàng hóa vận chuyển (nếu có).
Hy vọng với bài viết trên, các đơn vị đang kinh doanh vận tải cũng như khách hàng có nhu cầu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh bị cơ quan chức năng xử phạt, làm ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận. Nếu khách hàng cần dịch vụ vận chuyển uy tín – chất lượng tại Hồ Chí Minh, liên hệ An Lộc Phát để được hỗ trợ nhé.
