Hóa Đơn Vận Chuyển Là Gì? Cập Nhật Các Quy Định Mới Nhất

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải (như công ty vận tải, dịch vụ logistics) lập để ghi nhận giá trị của dịch vụ vận chuyển hàng hóa giữa người gửi và người nhận.

Quy định về hóa đơn vận chuyển được trình bày rõ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung mới nhất tại nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

• Đối tượng lập hóa đơn: Đơn vị vận chuyển trực tiếp hoặc bên được ủy quyền hợp pháp.
• Thông tin hóa đơn: người bán – người mua, ngày hóa đơn, dịch vụ, giá trị và thuế; biển số, hành trình (vận tải bằng ô tô); tên hàng và người gửi (nền tảng số).
• Xuất, lưu trữ hóa đơn: Lập hóa đơn vận chuyển khi có giấy phép vận tải, đăng ký thuế GTGT, sử dụng hóa đơn hợp pháp. Phải lập đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền, và lưu giữ tối thiểu 10 năm.
• Mức xử phạt: Không cung cấp hoặc sai hóa đơn vận chuyển bị phạt 6–10 triệu đồng và buộc bổ sung đầy đủ theo yêu cầu cơ quan thuế.

Cùng An Lộc Phát tìm hiểu chi tiết về hóa đơn vận chuyển và những quy định mới nhất qua bài viết sau nhé!

Hóa Đơn Vận Chuyển Là Gì?

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận chi phí/doanh thu vận tải, bắt buộc cho kê khai và khấu trừ thuế. Vận đơn chỉ là phiếu xác nhận gửi hàng, dùng theo dõi hành trình, không có giá trị kê khai thuế.

Doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn vận chuyển khi hạch toán chi phí tính thuế TNDN và chứng minh nguồn gốc hợp pháp hàng hóa khi lưu thông.

1. Hóa đơn vận chuyển và vận đơn khác nhau ở điểm nào?

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ kế toán ghi nhận giá trị dịch vụ vận tải để phục vụ mục đích tính thuế và khấu trừ thuế GTGT.

Vận đơn chỉ đóng vai trò như phiếu xác nhận việc gửi hàng, dùng để theo dõi hành trình vận chuyển và hoàn toàn không có giá trị trong việc kê khai thuế 1.

Bảng so sánh hóa đơn vận chuyển và vận đơn:

Tiêu chí	Hóa đơn vận chuyển (GTGT)	Vận đơn (Bill of Lading)
Mục đích	Ghi nhận doanh thu/chi phí, kê khai thuế	Theo dõi hành trình, xác nhận gửi hàng
Cơ quan quản lý	Tổng cục Thuế	Đơn vị vận chuyển nội bộ
Giá trị pháp lý	Khấu trừ thuế GTGT, chi phí được trừ TNDN	Không có giá trị kế toán
Thông tin bắt buộc	MST, chữ ký số, mẫu số ký hiệu	Mã đơn, địa chỉ giao nhận

2. Khi nào doanh nghiệp và người bán hàng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn vận chuyển?

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ bắt buộc trong hai trường hợp: hạch toán chi phí vận chuyển khi tính thuế TNDN và chứng minh nguồn gốc hợp pháp hàng hóa hoặc điều chuyển nội bộ khi lưu thông.

Nếu không có hóa đơn hợp lệ, chi phí vận chuyển sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận, đồng thời việc vận chuyển số lượng lớn giữa kho, chi nhánh cần phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để tránh bị coi là hàng không rõ nguồn gốc. Ngay cả cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng nên lưu trữ chứng từ sớm để thuận lợi khi mở rộng quy mô.

Ai Được Quyền Lập Hóa Đơn Vận Chuyển?

Chỉ đơn vị vận chuyển trực tiếp hoặc bên được ủy quyền hợp pháp (doanh nghiệp/hộ kinh doanh vận tải, bán hàng kiêm vận chuyển, nền tảng số/TMĐT, bên thứ ba được ủy quyền) mới được lập hóa đơn vận chuyển.

Theo quy định về hóa đơn và chứng từ, chủ thể được quyền lập hóa đơn vận chuyển bao gồm:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có đăng ký ngành nghề vận tải hoặc logistics, trực tiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa hoặc hành khách. Ví dụ: An Lộc Phát là công ty vận tải trực tiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa và hành khách.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển thuê ngoài (nhà xe, công ty logistics), là bên trực tiếp thu tiền cước vận chuyển từ khách hàng.
• Doanh nghiệp bán hàng kiêm vận chuyển, nếu tự tổ chức vận chuyển và thu riêng cước vận chuyển, được phép lập hóa đơn cho phần cước này theo thỏa thuận với khách hàng.
• Đơn vị vận tải hoạt động trên nền tảng số hoặc thương mại điện tử, khi là bên cung cấp dịch vụ và phát sinh doanh thu vận chuyển.

Theo quy định mới, đơn vị vận tải được phép ủy quyền bằng văn bản cho bên thứ ba (như nền tảng thương mại điện tử hoặc doanh nghiệp logistics) lập hóa đơn thay, với điều kiện việc ủy quyền phù hợp quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và bên được ủy quyền chịu trách nhiệm theo nội dung ủy quyền.

Lưu ý: Bắt buộc phải tạo hóa đơn điện tử qua máy tính tiền nếu doanh thu trên 1 tỷ đồng.

Những Thông Tin Nào Cần Có Trên Hóa Đơn Vận Chuyển?

Hóa đơn vận chuyển phải ghi thông tin người bán – người mua, ngày hóa đơn, dịch vụ, giá trị và thuế. Nếu vận tải hàng hóa bằng ô tô thêm biển số, hành trình; nền tảng số thêm tên hàng và người gửi.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn vận chuyển cần có những thông tin sau:

• Thông tin người bán (đơn vị vận chuyển): Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua dịch vụ: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh theo quy định.
• Thông tin hóa đơn: Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập.
• Nội dung dịch vụ vận chuyển: Tên dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
• Thông tin thuế: Thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung, riêng đối với vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, hóa đơn phải thể hiện thêm:

• Biển kiểm soát phương tiện vận tải.
• Hành trình vận chuyển (điểm đi – điểm đến).

Đối với dịch vụ vận tải trên nền tảng số hoặc thương mại điện tử, cần bổ sung:

• Tên hàng hóa vận chuyển.
• Thông tin người gửi hàng, gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh.

Quy Định Xuất, Lưu Trữ Hóa Đơn Vận Chuyển Ra Sao?

Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn vận chuyển khi có giấy phép vận tải, đăng ký thuế GTGT và sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

Thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ hoàn thành hoặc khi thu tiền, với dịch vụ định kỳ là sau khi đối soát nhưng không muộn hơn ngày 07 tháng sau. Ngày lập hóa đơn phản ánh thời điểm hoàn thành giao hàng hoặc thanh toán tương ứng.

Hóa đơn vận chuyển phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm.

1. Điều kiện xuất hóa đơn vận tải là gì?

Điều kiện cơ bản để xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa gồm:

• Doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh ngành nghề vận tải hàng hóa theo quy định.
• Đã đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ).
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

2. Thời điểm nào xuất hóa đơn vận chuyển?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ (bao gồm cả logistics, vận chuyển) là khi dịch vụ hoàn thành, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa thu tiền. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền đối với các khoản thanh toán này.

Với các dịch vụ logistics và vận chuyển hàng hóa phát sinh định kỳ, số lượng lớn và cần thời gian để đối soát, kiểm tra dữ liệu giữa bên cung cấp và bên nhận, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

• Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất việc đối soát, kiểm tra dữ liệu giữa các bên;
• Nhưng không được muộn hơn ngày 07 của tháng tiếp theo sau tháng phát sinh dịch vụ;
• Trong vòng 07 ngày kể từ khi kết thúc chu kỳ đối soát đã thỏa thuận giữa hai bên.

3. Kê khai thông tin ngày tháng khi xuất hóa đơn vận tải như thế nào?

Theo quy định, ngày lập hóa đơn là thời điểm đơn vị vận tải hoàn thành việc giao hàng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Trường hợp khách hàng thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, ngày xuất hóa đơn được xác định theo thời điểm thanh toán tương ứng.

Ví dụ: Khi khách hàng thanh toán cước vận chuyển cho An Lộc Phát, ngày lập hóa đơn sẽ phản ánh đúng thời điểm thanh toán hoặc giao dịch hoàn tất.

4. Thời gian lưu trữ hóa đơn vận chuyển bao lâu?

Hóa đơn cước vận chuyển phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập, nhằm bảo toàn dữ liệu giao dịch, thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước.

Không Cung Cấp Hóa Đơn Vận Chuyển Đầy Đủ Bị Xử Phạt Như Thế Nào?

Doanh nghiệp hoặc cá nhân không cung cấp, cung cấp thiếu hoặc sai hóa đơn vận chuyển sẽ bị phạt từ 3–5 triệu đồng (cá nhân) hoặc 6–10 triệu đồng (doanh nghiệp) và buộc cung cấp đầy đủ, chính xác hóa đơn theo yêu cầu cơ quan thuế, bất kể có thất thu thuế hay không.

1. Hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến hóa đơn vận chuyển

Theo Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau được xem là vi phạm nếu liên quan đến hóa đơn (trong đó có hóa đơn vận chuyển):

• Không cung cấp hóa đơn vận chuyển khi cơ quan thuế có yêu cầu.
• Cung cấp hóa đơn vận chuyển không đầy đủ nội dung theo quy định.
• Cung cấp hóa đơn vận chuyển không chính xác, sai thông tin so với thực tế.

Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ chứng từ, tài liệu, sổ sách liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế từ hoạt động vận chuyển.

2. Mức xử phạt áp dụng

Căn cứ khoản 2 Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

• Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi: Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ, không chính xác hóa đơn vận chuyển liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Đối với tổ chức (doanh nghiệp): Mức phạt gấp 02 lần cá nhân, tương đương từ 6.000.000 – 10.000.000 đồng.
• Doanh nghiệp không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ hóa đơn vận chuyển có thể bị phạt tối đa 10 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị buộc cung cấp đầy đủ, chính xác hóa đơn vận chuyển và các thông tin liên quan theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Lưu ý:

• Hành vi này không yêu cầu phải gây thất thu thuế mới bị xử phạt.
• Chỉ cần không cung cấp, cung cấp thiếu hoặc sai hóa đơn vận chuyển khi được yêu cầu là đã đủ căn cứ xử phạt.
• Áp dụng cho cả doanh nghiệp vận tải, doanh nghiệp thuê vận chuyển hoặc đơn vị được ủy quyền lập hóa đơn vận chuyển.

Những Câu Hỏi Thường Gặp Liên quan Tới Hóa Đơn Vận Chuyển

1. Có thể xuất hóa đơn lùi ngày cho các chuyến hàng tháng trước không?

Theo quy định, hóa đơn phải được lập đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh. Việc xuất hóa đơn lùi ngày quá xa so với thời điểm thực tế là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính. Nếu cần hóa đơn cho các giao dịch đã qua để tránh bị phạt vận chuyển hàng hóa không hóa đơn, cần liên hệ đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn xử lý phù hợp.

2. Bên cạnh hóa đơn vận chuyển, cần thêm giấy tờ gì khi vận chuyển hàng hóa?

Ngoài hóa đơn, khi vận chuyển hàng hóa cần thêm các loại giấy tờ sau: Giấy tờ xe (đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm), giấy phép lái xe của tài xế, hợp đồng vận chuyển, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu có), giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa (như hóa đơn, chứng từ, CO) và giấy đi đường. Xem chi tiết tại bài viết Các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa.

3. Phí ship (COD) và cước vận chuyển khác nhau như thế nào trên hóa đơn?

Hóa đơn vận chuyển chỉ ghi nhận phí cước dịch vụ giao hàng, không bao gồm số tiền thu hộ. Phí dịch vụ vận chuyển gồm: giá thuê xe chở hàng, thuê bốc vác, bốc xếp, chi phí cầu đường… Tìm hiểu cụ thể hơn các loại phí phát sinh khi thuê xe tải chở hàng tại link https://vantaianlocphat.vn/chi-phi-phat-sinh-khi-thue-xe-cho-hang/.

Số tiền COD là tiền hàng mà đơn vị vận chuyển thu hộ từ người mua rồi chuyển lại cho người bán, không phải doanh thu của đơn vị vận chuyển.

4. Hóa đơn vận chuyển có cần đính kèm bảng kê chi tiết các chuyến xe không?

Trong trường hợp xuất hóa đơn tổng hợp theo định kỳ cho nhiều chuyến hàng, việc đính kèm bảng kê chi tiết là cần thiết. Bảng kê giúp minh bạch từng giao dịch, hỗ trợ công tác đối chiếu và lưu trữ chứng từ phục vụ thanh kiểm tra sau này.

5. Đơn vị nào cho thuê xe tải chở hàng hỗ trợ xuất hóa đơn chuyên nghiệp, uy tín?

An Lộc Phát là đơn vị uy tín, chuyên nghiệp trong lĩnh vực cho thuê xe tải chở hàng từ 1 đến 15 tấn.

Ưu điểm khi thuê xe tải tại An Lộc Phát:

• Đa dạng loại xe, phù hợp nhu cầu: Cung cấp xe tải từ 1 đến 15 tấn, xe van 850kg, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển từ hàng nhỏ đến hàng nặng, hàng cồng kềnh.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn chuyên nghiệp: Đơn vị cung cấp hóa đơn vận chuyển đúng quy định pháp luật, thuận tiện cho doanh nghiệp trong khâu kế toán, thuế.
• Lái xe giàu kinh nghiệm, an toàn: Đội ngũ lái xe được đào tạo bài bản, am hiểu tuyến đường, đảm bảo hàng hóa vận chuyển nhanh chóng và an toàn.
• Xe được bảo dưỡng định kỳ: Hệ thống xe luôn trong tình trạng tốt, hạn chế rủi ro hư hỏng, trục trặc trên đường.
• Dịch vụ chuyên nghiệp, linh hoạt: Tư vấn tận tình, hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển, đáp ứng kịp thời các yêu cầu thay đổi từ khách hàng.
• Giá cả cạnh tranh, minh bạch: Chi phí rõ ràng, không phát sinh, đảm bảo tiết kiệm cho khách hàng.

Liên hệ với An Lộc Phát để được tư vấn cụ thể hơn nếu có nhu cầu thuê xe tải chở hàng.