Chuyển văn phòng là một việc quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu mới của một doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp thay đổi môi trường làm việc, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, việc chuyển dọn văn phòng khá phức tạp và tốn nhiều thời gian, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Trong bài viết này, An Lộc Phát sẽ tổng hợp danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng. Hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho các công ty, doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Xác Định Thời Gian Dọn Đi Và Chuyển Đến
Dọn đi – chuyển đến văn phòng lúc nào là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian phù hợp để đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, ít ảnh hưởng đến công việc chung.
Theo kinh nghiệm, thời gian hợp lý nhất để chuyển văn phòng là vào cuối tuần. Thời điểm này ít ảnh hưởng đến công việc hiện tại của doanh nghiệp, các nhân viên cũng có thể tham gia giúp đỡ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tránh chuyển văn phòng vào những ngày lễ, Tết, ngày nghỉ,… vì thời điểm này thường đông đúc, khó khăn trong việc vận chuyển.
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn thời gian chuyển văn phòng:
- Chọn thời gian phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và các bên liên quan: Cần xác định thời gian chuyển văn phòng phù hợp với lịch trình của nhân viên, khách hàng, đối tác,…
- Chọn thời điểm ít ảnh hưởng đến công việc hiện tại của doanh nghiệp: Lựa chọn thời điểm chuyển văn phòng ít ảnh hưởng đến công việc hiện tại của doanh nghiệp, không gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chọn thời điểm phù hợp với điều kiện thời tiết: Nên tránh chuyển văn phòng vào những ngày mưa bão, nắng nóng,… để đảm bảo an toàn cho con người và đồ đạc.
Việc lựa chọn thời gian chuyển văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đảm bảo việc dọn chuyển diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
+ Xem thêm: Báo Giá Cho Thuê Xe Tải Tự Lái HCM
Lên Kế Hoạch Cho Các Việc Cần Làm Khi Chuyển Văn Phòng
Lên kế hoạch chi tiết các việc cần làm là bước quan trọng nhất để đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Kế hoạch bao gồm các nội dung:
1 Lập danh sách đồ đạc cần chuyển
Cần lập danh sách đầy đủ các loại đồ đạc cần chuyển như: đồ dùng văn phòng, thiết bị điện tử, đồ dùng cá nhân, tài liệu quan trọng… để có phương án đóng gói và vận chuyển phù hợp. Điều này cũng giúp việc quản lý dễ dàng hơn, tránh tình trạng thất lạc.
2 Thuê dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
Nếu không có đủ nhân lực, bạn nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, công sức. Khi lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng, cần lưu ý đến các yếu tố như: uy tín, kinh nghiệm, giá cả, các hạng mục công việc (đóng gói, vận chuyển, lắp đặt, hoàn trả mặt bằng,…).
3 Mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng
Nếu mở rộng quy mô văn phòng và tuyển thêm nhân lực, doanh nghiệp cần bổ sung thêm nội thất và trang bị thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng lại đồ nội thất cũ, chỉ bổ sung thêm những gì còn thiếu. Tuy nhiên, nếu có điều kiện, nên thay thế toàn bộ nội thất để văn phòng trở nên đồng nhất, chuyên nghiệp hơn.
4 Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan
Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng, đối tác về việc chuyển văn phòng để tránh những bất tiện có thể xảy ra. Có thể cung cấp thông tin địa chỉ văn phòng mới qua email, thông báo trên website, fanpage,…
Bên cạnh đó, cần thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan, tránh sai sót không đáng có khi làm việc với khách hàng, đối tác.
5 Lắp đặt internet
Internet cực kỳ quan trọng với đa số doanh nghiệp hiện nay. Do đó, hệ thống mạng cần được lắp đặt ngay khi văn phòng mới đi vào hoạt động.
Việc tháo dỡ các thiết bị hỗ trợ mạng tại văn phòng cũ và lắp đặt lại văn phòng mới nên được thực hiện bởi các chuyên viên có kinh nghiệm để đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Chuẩn Bị Các Dụng Cụ Để Đóng Gói Đồ Dùng Văn Phòng
Để đảm bảo đồ dùng được an toàn trong quá trình vận chuyển, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ đóng gói cần thiết như:
- Thùng giấy: Thùng giấy là dụng cụ đóng gói cơ bản và quan trọng nhất khi chuyển văn phòng. Thùng giấy cần có độ bền cao, chịu được trọng tải lớn để bảo vệ đồ dùng bên trong.
- Băng keo: Băng keo giúp cố định đồ dùng trong thùng giấy, tránh bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
- Xốp: Xốp giúp lót xung quanh đồ dùng, tránh va đập gây hư hỏng.
Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị thêm một số dụng cụ đóng gói khác như: túi nilon, màng bọc PE, nẹp gỗ, nẹp kim loại, súng bắn ghim… cho các đồ dùng quá lớn, quá nhỏ hoặc quá nặng.
Một số lưu ý khi đóng gói đồ dùng văn phòng:
- Sắp xếp đồ dùng gọn gàng, ngăn nắp trước khi đóng gói.
- Loại bỏ các món đồ không cần thiết để giảm trọng lượng đồ cần vận chuyển.
- Đóng gói đồ dùng theo nhóm, theo kích thước, trọng lượng để dễ dàng vận chuyển.
- Sử dụng xốp, giấy báo để lót xung quanh đồ dùng, tránh va đập, xước vỡ.
- Dùng băng keo dán kín thùng giấy, đảm bảo không có khe hở.
- Ghi nhãn đầy đủ thông tin trên thùng giấy, bao gồm: tên đồ dùng, số lượng, trọng lượng, hướng vận chuyển,…
Hoàn Trả Mặt Bằng Cũ – Nhận Văn Phòng Mới
Trước khi chuyển đi, bạn cần làm việc với bên cho thuê văn phòng cũ để thống nhất thời gian bàn giao mặt bằng. Trong buổi bàn giao, cần thực hiện các công việc sau:
- Dỡ bỏ và trả lại các thiết bị, tài sản thuộc sở hữu của chủ nhà.
- Sửa chữa, khắc phục những hư hỏng, mất mát do doanh nghiệp gây ra.
- Trả lại mặt bằng theo đúng quy định của hợp đồng thuê.
Khi đến văn phòng mới, bạn cần kiểm tra kỹ tình trạng mặt bằng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng. Một số điểm cần lưu ý:
- Thống nhất về tình trạng văn phòng lúc bàn giao, những hạng mục nội thất nào có thể tự do thay đổi.
- Có hợp đồng thuê văn phòng với các điều khoản rõ ràng.
- Chỉnh sửa, lắp đặt lại văn phòng theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
+ Đề xuất: Dịch Vụ Hoàn Trả Mặt Bằng Văn Phòng Giá Rẻ Tại HCM
An Lộc Phát – Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Uy Tín Hồ Chí Minh
Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng, liên hệ với An Lộc Phát để được hỗ trợ trọn gói. Chúng tôi là đơn vị chuyên chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng kho xưởng trọn gói tại HCM với cam kết:
- Tư vấn phương án dọn chuyển phù hợp, tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian nhất cho khách hàng.
- Trọn gói dịch vụ từ tháo dỡ, hoàn trả bằng bằng, vận chuyển, lắp đặt đồ đạc tại văn phòng mới.
- Báo giá minh bạch, cạnh tranh trên thị trường.
- Cam kết dịch vụ rõ ràng qua hợp đồng.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm.
- Hoạt động 24/7 không kể cuối tuần, lễ Tết.
Trên đây là toàn bộ những việc cần làm khi chuyển văn phòng. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn có kế hoạch chi tiết hơn khi chuyển nơi làm việc. Cần tư vấn kỹ hơn về các dịch vụ, liên hệ ngay An Lộc Phát qua hotline nhé!
