Cách Tháo Lắp, Vận Chuyển Bàn Ghế Văn Phòng Nhanh Chóng

Bàn ghế văn phòng là những món đồ nội thất cần thiết, nhằm phục vụ nhu cầu ngồi làm việc của mọi người trong doanh nghiệp, tổ chức. Khi dọn chuyển văn phòng, tháo lắp và vận chuyển bàn ghế khá phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết.

Theo khảo sát của công ty chuyển văn phòng Allied Moving, 75% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc di dời do thiếu kế hoạch và kinh nghiệm.

Để tháo lắp và vận chuyển bàn ghế văn phòng một cách nhanh chóng, trước tiên cần lập một kế hoạch chi tiết. Khảo sát kỹ văn phòng để xác định rõ các bước cần thực hiện, đồng thời lên kế hoạch tháo dỡ và chuẩn bị đầy đủ về mặt vật tư, nhân sự.

Tiếp theo, tiến hành tháo dỡ bàn, ghế, tủ tài liệu cẩn thận, tránh làm hư hỏng. Phân loại, đánh dấu các vị trí và đóng gói từng bộ phận riêng biệt, dán nhãn rõ ràng. Khi vận chuyển, cần chọn xe tải phù hợp, sắp xếp hợp lý trên xe tải (nặng dưới – nhẹ trên), ưu tiên các món dễ vỡ để giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

Đến địa điểm mới, cần kiểm tra kỹ kiến trúc, lắp ráp lại bàn ghế đúng kỹ thuật, siết chặt ốc vít. Cuối cùng, bố trí sắp xếp bàn ghế khoa học, tối ưu không gian để tạo môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên.

Một quy trình tháo lắp, vận chuyển bài bản sẽ đảm bảo an toàn cho người và đồ đạc, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Cùng khám phá hướng dẫn chi tiết qua bài viết sau nhé!

Lập Kế Hoạch Và Chuẩn Bị Trước Khi Tháo Dỡ

Trước khi tháo lắp và vận chuyển bàn ghế văn phòng, cần khảo sát, lên kế hoạch cụ thể và chuẩn bị đầy đủ về mặt vật tư, nhân sự.

Theo nghiên cứu của tạp chí Facilities Management Journal, việc lập kế hoạch và chuẩn bị trước khi tháo dỡ có thể giúp tiết kiệm đến 20% thời gian và 15% chi phí di dời.

• Khảo sát văn phòng

Khảo sát không gian văn phòng mới giúp xác định diện tích, cơ sở hạ tầng và vị trí bố trí bàn ghế, thiết bị một cách hợp lý. Đồng thời, lập danh sách và sắp xếp ưu tiên đồ đạc cần di dời dựa trên tính cấp thiết và giá trị của chúng.

• Xây dựng kế hoạch tháo dỡ

Việc lên kế hoạch chi tiết trước khi tiến hành tháo dỡ bàn ghế văn phòng sẽ giúp quá trình diễn ra trơn tru, hiệu quả và đảm bảo an toàn. Một bản kế hoạch tháo dỡ hoàn hảo cần có: Mục tiêu và phạm vi, thời gian thực hiện, vật tư và nhân sự cần có, chi phí…

• Chuẩn bị trước khi tháo dỡ

Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ và vật liệu cần thiết như hộp đựng, thùng carton, băng keo, xốp, tua vít, cờ lê, kìm, búa… sẽ giúp quá trình tháo dỡ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Đồng thời, thông báo và phối hợp với nhân viên về kế hoạch di dời, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người cũng góp phần đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo mọi công việc được kiểm soát tốt.

Quá Trình Tháo Dỡ Bàn Ghế Và Thiết Bị Văn Phòng

Quá trình tháo dỡ bàn ghế và thiết bị văn phòng phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn cho người và đồ vật. Đầu tiên, đánh dấu các điểm tháo lắp, sau đó tháo rời các chi tiết liên kết với khung chính.

Bên cạnh đó, cần ghi nhớ hoặc chụp ảnh lại vị trí và cách lắp ráp các chi tiết sẽ giúp việc lắp đặt lại trở nên dễ dàng hơn.

• Bàn làm việc, bàn họp

Đối với bàn làm việc và bàn họp, trước tiên xác định vị trí các điểm tháo lắp như vít, chốt, bu lông. Sau đó, tháo rời các ngăn kéo, chi tiết liên kết và chân bàn. Đồng thời, tách rời mặt bàn và khung bàn để thuận tiện cho việc đóng gói và vận chuyển.

• Ghế văn phòng, ghế tiếp khách

Với ghế gấp, chỉ cần gập lại và xếp gọn vào xe là được. Với ghế xoay, phải tháo rời từng bộ phận như nâng cần điều chỉnh độ cao, lật ghế, dùng búa tháo chân ghế ra khỏi đế xoay và đóng gói riêng từng phần.

• Tủ tài liệu, giá sách và kệ trưng bày

Trước khi tháo tủ tài liệu, giá sách và kệ trưng bày, hãy đảm bảo đã lấy hết tài liệu và các vật dụng khác ra khỏi tủ. Sau đó tiến hành tháo các ngăn kéo, cánh tủ, các tấm vách ngăn, chân tủ/ kệ. Sắp xếp các bộ phận đã tháo theo từng loại, từng nhóm để dễ dàng lắp ráp lại.

Theo thống kê từ Nestle, tỷ lệ hư hỏng đồ đạc trong quá trình di dời trung bình là 3%. Tuy nhiên, con số này có thể giảm xuống chỉ còn 0.5% nếu áp dụng đúng quy trình tháo dỡ và đóng gói.

Đóng Gói Bàn Ghế Và Thiết Bị Một Cách An Toàn

Đóng gói đúng cách là yếu tố then chốt để bảo vệ bàn ghế và thiết bị khỏi hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Một nghiên cứu từ Đại học Harvard cho thấy việc đóng gói bài bản giúp giảm 78,5% rủi ro hư hỏng trong vận chuyển đồ nội thất văn phòng.

Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp và đủ độ bền như hộp carton 5 lớp, xốp PE, màng bọc bong bóng, băng keo PVC… sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trầy xước, va đập và biến dạng. Nên lấp đầy khoảng trống bằng vật liệu chèn như giấy báo, mút xốp để hạn chế sự xô lệch và chuyển động của đồ vật bên trong.

Khi đóng gói bàn ghế văn phòng, cần bọc xốp PE dày 2-3cm cho mặt bàn, chân bàn, đệm ngồi và tựa lưng ghế. Sử dụng băng keo PVC dán chéo và dọc theo chiều dài của kiện hàng để cố định lớp bảo vệ và tăng độ chắc chắn.

Cuối cùng, dán nhãn và sắp xếp các thùng đồ một cách khoa học giúp việc vận chuyển và lắp đặt lại trở nên dễ dàng hơn. Nên ghi rõ nội dung và vị trí lắp đặt tương ứng lên từng kiện hàng, đồng thời xếp các thùng đồ gọn gàng và dễ tìm. Sử dụng mã màu hoặc ký hiệu riêng cho từng phòng ban, khu vực để tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian sắp xếp.

Vận Chuyển Bàn Ghế Và Thiết Bị Tới Văn Phòng Mới

Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí di dời.

Với số lượng đồ đạc ít và quãng đường ngắn dưới 20km, có thể sử dụng xe tải nhỏ dưới 1.25 tấn. Tuy nhiên, khi di dời văn phòng quy mô lớn với diện tích trên 300m2, việc thuê xe tải lớn trên 2.5 tấn hoặc container 20-40 feet sẽ giúp vận chuyển hiệu quả hơn.

Khi sắp xếp đồ đạc trên xe, cần tuân thủ nguyên tắc đặt các vật nặng xuống dưới, vật nhẹ lên trên để đảm bảo sự cân bằng và an toàn. Sử dụng dây đai chuyên dụng có khả năng chịu lực 500-1000kg và thanh chắn để cố định hàng hóa, tránh sự xô lệch và va chạm trong quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó, việc tuân thủ quy định an toàn giao thông và mua bảo hiểm cho hàng hóa vận chuyển cũng rất cần thiết.

Theo thống kê từ Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam, tỷ lệ thiệt hại hàng hóa khi có bảo hiểm chỉ khoảng 1.5%, trong khi con số này lên đến 7% nếu không mua bảo hiểm.

Lắp Đặt Và Sắp Xếp Bàn Ghế Tại Văn Phòng Mới

Trước khi lắp đặt bàn ghế tại văn phòng mới, cần kiểm tra hệ thống điện nước, vệ sinh sạch sẽ không gian làm việc. Sau đó, tiến hành lắp ráp bàn ghế, tủ tài liệu theo hướng dẫn/hình ảnh và sắp xếp lại văn phòng một cách khoa học, hợp lý để tối ưu hóa diện tích và tăng cường sự thoải mái, hiệu quả làm việc.

1. Trước khi lắp đặt

Trước khi lắp đặt, cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống điện, nước, điều hòa và các tiện ích khác tại văn phòng mới. Vệ sinh sạch sẽ và khử trùng không gian làm việc bằng các dung dịch chuyên dụng để tạo môi trường làm việc thoải mái và an toàn cho nhân viên.

2. Lắp đặt bàn ghế và thiết bị văn phòng

Quá trình lắp ráp bàn ghế làm việc bao gồm các bước lắp đặt khung bàn, mặt bàn, điều chỉnh độ cao và vị trí của ghế văn phòng sao cho phù hợp với từng người dùng.

Đối với tủ tài liệu và giá sách, cần lắp ráp khung tủ, các ngăn kéo và cánh tủ, sau đó sắp xếp tài liệu, hồ sơ vào từng vị trí cụ thể theo nguyên tắc 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng). Áp dụng 5S không chỉ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn tăng cường sự chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc của nhân viên.

3. Bố trí không gian văn phòng

Bố trí không gian văn phòng một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa diện tích, tăng cường sự thoải mái và năng suất làm việc của nhân viên. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi sắp xếp văn phòng bao gồm:

• Ưu tiên ánh sáng tự nhiên và tầm nhìn ra bên ngoài.
• Sử dụng tường kính và vách ngăn bán trong suốt để tạo sự kết nối giữa các phòng ban.
• Bố trí khu vực làm việc tập trung và khu vực thư giãn riêng biệt.
• Sắp xếp bàn ghế theo nhóm và tạo không gian hợp tác.
• Tận dụng các giải pháp lưu trữ thông minh như tủ âm tường, kệ treo, hộc di động.

Những Câu Hỏi Liên Quan Đến Dọn Chuyển Văn Phòng

1. Có nên tháo rời hoàn toàn bàn ghế trước khi vận chuyển không?

Đối với những sản phẩm lớn và cồng kềnh, nên tháo rời các bộ phận như chân bàn, mặt bàn, tựa lưng ghế để thuận tiện cho việc đóng gói và vận chuyển. Tuy nhiên, với những món đồ nhỏ gọn và dễ di chuyển, có thể giữ nguyên trạng và chỉ cần bọc kín để bảo vệ.

Tùy thuộc vào kích thước và cấu trúc của từng loại bàn ghế để quyết định có nên tháo rời bàn ghế trước khi vận chuyển không.

2. Có những mẹo nào để tháo lắp và vận chuyển đồ đạc nhanh hơn?

Các mẹo để tháo lắp và vận chuyển đồ đạc văn hiệu quả hơn gồm:

• Sử dụng túi zip, hộp nhựa trong suốt để đựng và phân loại các loại ốc vít, bu lông.
• Dán nhãn màu hoặc mã số cho từng phòng ban, khu vực để tránh nhầm lẫn khi sắp xếp.
• Chụp ảnh hoặc quay video lại vị trí, cách lắp ráp của các thiết bị điện tử trước khi tháo dỡ.

3. Di dời văn phòng thường mất bao lâu?

Thời gian di dời phụ thuộc vào quy mô văn phòng và khối lượng đồ đạc. Thông thường, với văn phòng dưới 100m2 và dưới 20 nhân sự, quá trình di dời kéo dài từ 1-2 ngày. Văn phòng từ 200-500m2 với 20-50 nhân sự có thể mất 3-5 ngày. Đối với văn phòng lớn trên 1000m2 và hàng trăm nhân sự, thời gian di dời có thể lên đến 1-2 tuần.

4. Chi phí di dời văn phòng bao gồm những khoản nào?

Chi phí di dời văn phòng thường bao gồm:

• Chi phí nhân công tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt (50-60%).
• Chi phí thuê xe tải và công cụ, dụng cụ (20-25%).
• Chi phí mua vật liệu đóng gói như thùng carton, xốp, băng keo (10-15%).
• Chi phí mua bảo hiểm và các chi phí phát sinh khác (5-10%).

Để tiết kiệm, doanh nghiệp nên lên kế hoạch cẩn thận, chuẩn bị chu đáo và yêu cầu báo giá từ 2-3 nhà cung cấp dịch vụ uy tín để so sánh và lựa chọn phù hợp nhất.

5. Cần làm gì khi chuyển văn phòng?

Danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng gồm:

• Xác định thời gian dọn đi và chuyển đến.
• Lên kế hoạch cho các việc cần làm khi chuyển văn phòng: Lập danh sách đồ đạc cần chuyển; thuê dịch vụ chuyển văn phòng uy tín; mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng; thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan; lắp đặt internet.
• Chuẩn bị dụng cụ để đóng gói đồ văn phòng.
• Hoàn trả mặt bằng cũ – nhận văn phòng mới.

6. Hợp đồng dọn chuyển nhà, văn phòng cần có thông tin gì?

Mẫu hợp đồng dọn chuyển nhà, văn phòng cần có thông tin các bên tham gia, chi tiết về dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của đôi bên, chi phí, trách nhiệm, các điều khoản và hiệu lực hợp đồng.

7. Nên chuyển dọn văn phòng vào thời điểm nào trong năm?

Nên dọn chuyển văn phòng vào ngày nghỉ, cuối tuần để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Hạn chế chuyển dọn vào các mùa cao điểm như cuối năm, đầu năm để tránh tình trạng tăng giá dịch vụ.

8. Đơn vị nào dọn chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ HCM?

An Lộc Phát tự hào là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển, đặc biệt là dọn chuyển văn phòng, kho xưởng trọn gói tại HCM uy tín.

Dịch vụ của An Lộc Phát thường bao gồm các hạng mục chính sau:

• Khảo sát và lên kế hoạch: Đội ngũ nhân viên sẽ đến tận nơi khảo sát, đánh giá khối lượng công việc, lên kế hoạch chi tiết và báo giá cụ thể cho khách hàng.
• Đóng gói: Đồ đạc sẽ được đóng gói cẩn thận bằng các vật liệu chuyên dụng như thùng carton, túi bóng khí, băng keo… đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Vận chuyển: An Lộc Phát sở hữu đội xe đa dạng, từ xe tải nhỏ đến xe tải lớn, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
• Bốc xếp: Đội ngũ nhân viên bốc xếp chuyên nghiệp, nhanh chóng và cẩn thận.
• Sắp xếp và lắp đặt: Sau khi vận chuyển đến địa điểm mới, đồ đạc sẽ được sắp xếp và lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng.

An Lộc Phát cam kết mang đến dịch vụ dọn chuyển nhanh chóng, an toàn, đúng hẹn. Liên hệ ngay để được tư vấn cụ thể hơn.